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Entenda como organizar eventos corporativos

A cada ano, os eventos de negócios se tornam mais importantes. Seja para motivar os colaboradores internos, como para trocar experiências com outros nomes do sector ou ainda, para divulgar as marcas. Os motivos são inúmeros – e, consequentemente, muitos têm dúvidas sobre como organizar eventos corporativos.

Afinal, esse tipo de actividade exige um preparo específico. É preciso considerar as características dos participantes e do sector, além do objectivo que se deseja para o evento, como motivar, trocar conhecimentos e experiências, oferecer treinamentos, fortalecer a marca etc.

Também tem dúvidas sobre como organizar eventos corporativos? Leia este artigo e saiba tudo sobre o tema!

A importância dos eventos corporativos

Há alguns anos, muitas empresas acreditavam que a realização de eventos era uma despesa totalmente desnecessária. Mas, actualmente, essa mentalidade está diferente. Quando bem planeado e com um escopo definido, o evento corporativo consegue trazer uma série de vantagens e atrativos.

São muitos os formatos que podem ser usados, a depender do objectivo do seu evento, como congressos, convenções, feiras, palestras e conferências – e cada um deles traz benefícios diversos a sua empresa, marca e motivação dos colaboradores.

Converse com sua equipa sobre as vantagens de maneiras de como organizar eventos corporativos.

Um evento bem organizado e gerido pode ser encarado como um investimento, afinal gera retorno financeiro aos organizadores e também outros tipos de retornos mais difíceis de serem metrificados.

Algumas das vantagens desse tipo de evento são:

Como organizar eventos corporativos

Para conseguir atingir esses objectivos é essencial se atentar para as dicas de como organizar eventos corporativos. Veja as principais que separamos.

Defina o formato

Antes de qualquer coisa, analise quais são os objectivos que se deseja alcançar com o evento e, então, defina o formato dele. Exactamente para que a sua empresa deseja organizar um evento corporativo?

Como dissemos, são muitos os motivos que levam a isso, como necessidade de diferenciar a marca, treinamento dos colaboradores, lançamento de novos produtos, serviços ou tecnologias, aproximação com o público de interesse etc.

Os formatos mais comuns são os listados abaixo.

Workshop

É um evento corporativo que visa treinar as equipas de trabalho, tanto as da sua empresa, como de fora. Nele, há um detalhamento ou um aprofundamento sobre determinado assunto – que pode ser abordado de maneira teórica ou prática, mas que contribui para o desempenho dos profissionais da área.

Convenção

É um evento corporativo que reune profissionais de uma mesma empresa ou profissionais do mesmo sector de organizações diferentes. As convenções podem ser de tipos variados, como lançamento de produtos, vendas, comemorações etc.

Em geral, são usadas para promover vendas ou anunciar novidades no mercado.

Seminário

É um evento mais técnico e com tema definido. O número de participantes é limitado e todos devem ter algum conhecimento prévio sobre os assuntos abordados. O objectivo do seminário é trocar informações e know-how por meio de apresentação de assuntos e discussões.

Os seminários podem durar apenas um dia ou vários. Nesses eventos acontecem inúmeras atividades, todas de carácter informativo ou educativo, com o objectivo de capacitar ou amadurecer cultural e cientificamente os participantes.

Fórum

É uma reunião especializada com uma participação mais intensa da plateia – preferencialmente formada por um grande número de pessoas. A ideia é sensibilizar a opinião pública sobre determinados temas.

Um coordenador levanta o tema de interesse geral e busca pela opinião da coletividade. O debate é livre e são tiradas várias conclusões.

Simpósio

Esse é um evento de especialistas de alto renome no tema tratado. Em geral, participantes e organizadores têm o mesmo nível de conhecimento e a discussão é feita para levantar diferentes visões sobre o mesmo assunto.

Pode durar entre um a vários dias e, normalmente, conta com a participação de um mediador.

Conferência

Esse é um evento para profissionais com alta qualificação e vasto conhecimento sobre o tema abordado. Normalmente, é direcionada para uma grande quantidade de pessoas e organizado em um ambiente confortável e elegante.

A conferência exige a presença de um presidente de mesa para conduzir os trabalhos, sendo mais formal que as palestras. Outro ponto diferencial é que, em geral, a conferência conta com a participação de uma grande autoridade na área, escolhida para realizar uma exposição mais profunda de um assunto definido previamente.

Congresso

Um congresso é pautado na discussão de temas previamente definidos por grupos que compartilham interesses e saberes relacionados. Em geral, são eventos mais restritos e classificados de acordo com a área de conhecimento que será objeto da discussão.

Esse é um dos eventos corporativos mais complexos, podendo englobar outros tipos e modalidades, como mesas redondas e palestras. Normalmente, quem organiza congressos são universidades, associações, grupos e categorias de profissionais.

Mesa redonda

Esse evento funciona de maneira semelhante a um debate. Durante a mesa redonda, várias pessoas se reúnem e iniciam uma discussão profunda sobre as teses defendidas por um dos participantes. É um trabalho de construção de conhecimentos.

Painel

Esse é um dos tipos de eventos mais questionadores. Ele reúne um grupo de pessoas com o propósito de compartilhar as teses defendidas e apresentadas. Funciona de modo semelhante a uma coletiva de imprensa, em que são feitas perguntas a um grupo de pessoas especialistas sobre temas polêmicos.

Palestra

É, sem dúvida, um dos tipos de eventos corporativos mais comuns e conhecido. Durante uma palestra, uma ou mais pessoas defendem argumentos e compartilham saberes que podem ser questionados ao final da apresentação.

Diferentemente da conferência, na palestra os participantes podem ser mais ativos, já que esse é um evento mais informal, sendo possível, até mesmo, fazer perguntas diretas ao palestrante.

Brainstorming

É um evento social que visa estimular o desenvolvimento de ideias. Várias pessoas se reúnem para pensar soluções e alternativas para problemas evidentes e apontados com antecedência. Não há formação de juízo, o que permite aos participantes argumentarem e compartilharem suas ideias sem medo.

Pense no orçamento

O planeamento do orçamento é um dos pontos bases se vocês está pensando em como organizar um eventos corporativo.

Depois de entender qual é o objetivo da empresa com o evento e o formato mais adequado, é essencial entender o orçamento disponível para a organização. É a partir da verba que vocês poderão definir o local, a decoração, o buffet e as atrações.

Lembre-se que o custo varia de acordo com o tipo de evento escolhido, o objetivo a ser alcançado, a duração, o número de convidados e de palestrantes contratados e outros detalhes, como alimentação, atrações culturais etc. – que podem encarecer o evento, mas transformar totalmente a experiência dos participantes.

Em alguns casos, é possível buscar por patrocínios, de forma a “aliviar” os gastos. Essa também é uma boa oportunidade para iniciar parcerias que podem ir além do evento. Procure por associações, organizações e outras empresas que possam ter interesse nos temas que serão tratados no seu evento corporativo.

Defina data, local e horário

Essas informações são essenciais e devem estar de acordo com o público que você deseja atrair. O ideal é tentar evitar épocas de muito estresse para os funcionários, como os finais de meses, que costumam ser mais desgastantes.

Tome cuidado com os eventos realizados em dias úteis e fora do horário de trabalho, porque eles podem comprometer a jornada de trabalho do dia seguinte, pois os colaboradores não terão um período de descanso completo.

No caso da escolha do local, considere o número de participantes esperado, a infraestrutura e a localização. Em geral, o mais recomendado são lugares próximos à sede da empresa, pois os convidados já estão mais familiarizados com a região e não terão tantos problemas para chegar ao evento.

Quanto mais antecedência você tiver na organização do evento, mais fácil será encontrar bons lugares disponíveis.

Encontre boas atrações

A depender do formato escolhido, será primordial pensar em palestrantes. Em geral, é o orçamento disponível que definirá as atrações.

Mas atenção, porque optar por palestrantes de qualidade duvidosa tornará mais difícil atrair público para seu evento – e ainda poderá colocar em risco a imagem e a credibilidade da sua empresa.

Mais importante do que pessoas famosas são aquelas que têm verdadeiros conhecimentos a serem partilhados. Os palestrantes podem ser, até mesmo, funcionários da sua empresa ou antigos colaboradores, desde que tenham um conhecimento avançado na área e desejem compartilhar esses conhecimentos.

Caso o seu evento for oferecer outros tipos de atrações, como culturais, musicais e outros, também é importante considerar bem essa escolha. Sempre pense em atrações que tenham relação com as características da sua empresa, do público e do tipo de evento que está a organizar.

Faça a divulgação

A divulgação é essencial para atrair público ao seu evento. O ideal é montar um plano de comunicação para que essas ações sejam ainda mais estratégicas.

Agora que você já aprendeu todos os detalhes sobre como organizar eventos corporativos, chegou o momento da divulgação para garantir o sucesso do evento.

Se os convidados serão apenas funcionários e membros internos da sua empresa, essa comunicação é mais fácil e a divulgação poderá ser via mailing interno, quadros de avisos, murais e reuniões. Sempre de forma antecipada e com lembretes conforme o evento for se aproximando.

Para atrair o público externo, analise bem as características dessas pessoas e selecione os melhores canais de comunicação. As redes sociais focadas em negócios, por exemplo, são boas ideias, assim como grupos e fóruns específicos da área.

Use a lista de e-mails da empresa para convidar fornecedores e outros públicos de interesse. Também poderá ser interessante divulgar nos meios tradicionais, como revistas e publicações especializadas do setor, programas de rádio e TV para os profissionais, entre outros.

Monte um checklist e teste tudo antes do grande dia

Apesar de todos esses cuidados, pode ser que vocês acabem se esquecendo de alguma decisão importante. Por isso, uma dica interessante é montar um checklist com todas as decisões e passos que precisam ser tomados antes e durante o evento.

Assim é mais fácil acompanhar de perto a organização e evitar esquecimentos que podem comprometer o resultado.

Além disso, teste tudo o que puder ser testado antes do evento, como microfones, luzes, controle de entrada, emissão de crachás, som e outros aspectos da infraestrutura.

A importância do pós-evento

Já sabe como organizar eventos corporativos e acredita que seu trabalho terminou com o fim do evento? Pois saiba que é essencial analisar como tudo correu e compilar essas informações.

O ideal é ter uma planilha ou alguma forma de controle do número de participantes e do contato dessas pessoas. Assim, vocês poderão manter o contato com elas após o evento, melhorando o networking e deixando a sua marca mais viva na memória desses clientes ou outros públicos de interesse.

Avalie se o evento, de forma geral, cumpriu com seus objetivos e acompanhe a opinião dos participantes. Você pode enviar uma enquete online para o e-mail informado por cada participante para saber a opinião dele sobre o evento, ou monitorar as redes sociais para acompanhar as opiniões.

Não se esqueça de documentar todos esses pontos e de incluir, também, a cobertura da imprensa e a divulgação alcançada para a sua marca por meio do evento – de forma a contabilizar todos os pontos positivos trazidos com a sua organização.

Esses dados também são fundamentais para melhorar ainda mais as próximas edições.

Neste conteúdo, você viu dicas essenciais de como organizar eventos corporativos. Entre elas está a definição adequada dos objectivos, do orçamento, da data e do local do evento, dos palestrantes e da correcta divulgação.

Já sabe como organizar eventos corporativos? Outra dica essencial é usar os aplicativos de eventos para divulgar melhor o seu. O aplicativo Zukese é pioneiro em Angola e ajuda as pessoas interessadas a encontrarem os melhores eventos perto de si. Com ele é possível filtrar pelo tema e comprar o ingresso totalmente online.

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eventos eventos corporativos organização de eventos

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