Saiba como organizar uma festa de sucesso

Saber como organizar uma festa é uma arte, mas, não se preocupe, porque é uma arte que depende muito mais de dedicação e planeamento, do que talento. 

Entretanto, sabemos que são muitos os detalhes para prestar atenção quando se deseja ser um bom organizador, pois, para a organização de um evento, é necessário muita cautela no planeamento , na execução e realização. 

Por isso, neste artigo, daremos dicas sobre os pontos essenciais na realização de um evento bem sucedido, tais como: temática, público, gestão financeira, local e divulgação.

Nós angolanos, somos chegados em  boda, sendo assim, você não quer que sua festa seja conhecida pelas falhas, não é mesmo? 

Então, continue a leitura do nosso guia completo para aprender todos passos para executar uma festa divertida e lucrativa!

Como organizar uma festa? Comece pelo tema! 

Quando as pessoas pretendem participar de uma festa, o primeiro critério de escolha de um evento é o tema. 

Temas diferentes e divertidos são sempre um grande atrativo! Desde uma festa a fantasia até uma festa dedicada só a kizomba, por exemplo.

Se estiver pensando em como organizar uma festa, é essencial pensar: por que as pessoas vão querer vir a minha festa? 

Acontecem muitos eventos o tempo todo no país, então, por que alguém gastaria dinheiro comprando ingresso para ir ao que você organizou e não em outro? 

Na escolha de um bom tema, é crucial que você tenha ideias criativas. Para isso, existem algumas estratégias que podem te ajudar, como, por exemplo, mapas mentais, briefing de ideias ou conversas com amigos.

Porém, o princípio para o processo de criação está em refletir quais são os seus objetivos para a realização do evento.

Esses objetivos podem ser diversos: divulgar uma bebida nova, um disco de um artista, a comemoração de uma data especial, ou até mesmo, uma simples confraternização de amigos.

A partir destas suposições, você consegue projetar melhor quais as temáticas que se relacionam, e, enfim, quais podem ser utilizadas em sua festa.

Com a escolha do tema, a organização fica muito mais simples e intuitiva. 

Pode-se, agora, definir o público alvo, a decoração, os equipamentos necessários, o melhor local, as bebidas perfeitas e a tão temida tabela de gastos.  

Continuamos, então, para o segundo tópico: quem você deseja atrair para o evento?

Por que e como definir o público-alvo da festa? 

É essencial que, ao pensar em como organizar uma festa, você tenha estabelecido uma ideia geral de qual será o seu público-alvo desejado – todos os outros detalhes de um bom planejamento partem deste princípio.

Provavelmente você já se deparou com seu público-alvo durante o processo de planeamento  do tema. 

Por exemplo, se nas suas reflexões sobre o que gostaria de ter na festa, pensou nas palavras “bebidas”, “fantasias” e “músicas de carnaval”, já está no caminho para entender que a festa será focada em um público maior de idade que possui interesse pela temática de carnaval. 

Mas, se o caso for um evento com a temática desportiva, é necessário entender quem gosta desse tipo de desporto, qual é o nível de entusiasmo da pessoa e como ela consome essa atividade.

Depois disso, a dica é encontrar algumas pessoas com o perfil que você pensou – podem ser seus amigos e parentes – e conferir o que acham da sua ideia de festa.

Faça perguntas como: você iria? O que você imagina encontrar lá? Quanto você estaria disposto a pagar para ir a esse boda? Você acha que o tema é fixe?

O definição do público alvo te auxilia a estabelecer os próximos detalhes, como a quantidade de participantes, a comunicação visual do evento, melhor data de realização e os artistas ou músicas que mais se adequam. 

Agora, chegou o momento de pensar em como viabilizar essa festa de forma lucrativa

Como cuidar da gestão financeira do boda? 

Depois que foram definidos qual o tema e o público alvo, é hora de saber como organizar uma festa sem levar prejuízo, ou seja, como viabilizar as finanças para que o evento ocorra com boa infraestrutura e sucesso entre o público. 

Para isso, é preciso estabelecer um planeamento  pré-evento, listando desde o orçamento para os gastos com serviços a serem contratados, até os pagamentos para o local, licenças, alvarás e outros.

Para te ajudar nessa tarefa, separamos 4 dicas práticas de como montar a gestão financeira do seu boda.

1. Dedique tempo para centralizar as informações

Como são muitos pontos e detalhes a serem lembrados, e o financeiro é a parte mais delicada da produção, é necessário, antes de tudo, saber o retorno esperado e quais são as grandes despesas prioritárias.

Cada tipo de festa e público exige diferentes focos, por exemplo, uma festa open bar demanda maiores gastos com as bebidas, enquanto uma festa com temática de cinema precisa de uma boa decoração.

A partir disso, centralize todas as demandas em um só lugar, podendo ser em formato de checklist ou da maneira que preferir. O importante é conseguir visualizar todas as necessidades e, a partir delas, definir qual será o orçamento.

Nesse momento, também é importante registrar todos possíveis os contactos de serviços e fornecedores relevantes. Assim, quando chegar o momento das contratações, sua lista já estará prevista e organizada.

2. Defina o orçamento da festa

Entender como organizar uma festa e montar um budget para um evento pode ser um pouco cansativo, mas é uma parte importante do processo. 

Depois de estabelecer quais serão suas prioridades, analise as despesas propostas e determine um valor total de gastos que seja compatível com o seu budget. 

Defina, também, qual o lucro esperado e as melhores maneiras de ter esse um retorno financeiro. 

Na maioria das festas, o bilhete de entrada é a principal fonte de renda, porém, às vezes, para ter mais público, fica mais interessante cobrar entradas baratas e tentar repassar os custos para os produtos que serão vendidos no dia. 

Lembre-se, também, que organizar uma festa é se deparar com uma caixinha de surpresas. Por isso, não se esqueça de separar ou um planear um limite orçamento para pequenos imprevistos que podem acontecer. 

Assim, evita-se maiores estresses e confusões que te atrapalham o dia da festa. 

3. Entre em contato com fornecedores

Agora que já detalhou tudo que utilizará na festa, entre em contato com os seus fornecedores para ajustar os valores dos gastos e do orçamento. 

Quanto mais cedo for o planeamento  com os fornecedores, mais flexíveis eles serão e você poderá garantir as melhores condições de pagamento. 

Não tenha vergonha de pedir desconto quando tiver a chance, use sempre o seu conhecimento sobre a festa para negociar. Por exemplo, tente negociar com uma marca nova no mercado um preço mais baixo em troca da exposição do produto dela para o público da festa. 

4. Use a tecnologia 

Saber como organizar uma festa é uma tarefa pesada onde a atenção é indispensável. Mas, nem sempre conseguimos fazer isso usando apenas papel e caneta. 

Por sorte, já estamos no século XXI, com sistemas e aplicativos que nos ajudam a manter tudo em ordem.

Para te ajudar com as datas de entregas e preparações, existe um aplicativo de agenda colaborativa, como o Google Agenda para que todos da equipe saibam o que fazer e quando fazer. 

Outro app que pode te auxiliar é Moneywise, que rastreia os gastos da festa e não deixa que o orçamento estoure. 

E, para facilitar a organização de venda de ingressos e o controle da entrada no dia da festa, você pode usar o Zukese que, por possuir um sistema para que a pessoa compre o ingresso online, evita aquela confusão desnecessária com a impressão do ingresso.

Esses cuidados vão facilitar muito sua organização para que a festa ocorra bem e tenha sucesso! 

Mas, ainda temos outro ponto muito importante: a escolha do local.

Como escolher bem o sítio da festa?

Outro ponto que não pode ser negligenciado é onde será realizado o evento. 

A escolha do sítio deve seguir a mesma linha de pensamento do tema, público-alvo e gestão financeira.

Pense bem nesses fatores quando quiser compreender como organizar uma festa com o local ideal. É legal pensar: ele comporta o tamanho de pessoas que eu quero na minha festa? É um local de fácil acesso ou a pessoa vai ter que gastar mais para chegar lá? O aluguel do local cabe no orçamento?

E nunca, em hipótese alguma, feche qualquer locação sem antes visitar o espaço. 

Pode ser um lugar lindo, amplo e muito fixe, mas aí, você descobre que terá que levar um gerador elétrico para o funcionamento dos equipamentos de som e esse custo vai ter que sair do seu orçamento. Isso não é legal, não é mesmo?

Quanto mais antecipar problemas, menos sustos terá. Pense nisso! 

E então, agora que tudo for planeado com cuidado, é hora de divulgar a festa para todo mundo!

Qual a melhor forma de divulgar o  boda? 

Não adianta entender de como organizar uma festa se ela não ficar bem conhecida entre seu público alvo.

Uma festa bem sucedida precisa de pessoas, e, elas não vão descobrir sua festa sozinhas. Por isso, é preciso criar uma boa estratégia de divulgação.

Hoje em dia, todos estão conectados na internet, por isso, pesquise quais redes sociais são mais utilizadas pelo seu público e invista na divulgação por ela! 

Pesquise, também, lugares ou plataformas onde possa cadastrar o seu boda para que as pessoas saibam que ela irá acontecer. 

Uma boa opção de plataforma para essa divulgação é o aplicativo Zukese, nele são listadas todas as festas e eventos que acontecem na região de Luanda e Angola.

Além disso, os eventos divididos por categorias facilitam a busca e oferecem opções para que o usuário possa comprar direto no aplicativo.

Assim, além de facilitar a produção dos ingressos, você consegue maior divulgação para sua festa e ainda garante facilidade e comodidade para seu público! 

Chegou o dia da festa, e agora? 

Se você chegou até aqui e aprendeu todos os pontos que ensinamos, só resta esperar o dia da festa chegar. 

Sabendo que o gerenciamento de ingressos pode ser feito de forma prática e digital pelo Zukese, você pode se preocupar com outras coisas no dia do evento. Assim, todos poderão se divertir muito e criar uma clientela cativa para os seus bodas. 

Você entende o processo de compra e venda de bilhetes online? Acompanhe nosso conteúdo e inove em sua festa!