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Conheça os processos da produção de eventos culturais

A riqueza cultural de Angola vem sendo cada vez mais valorizada dentro e fora do país. Com a retomada do crescimento económico, os angolanos têm estado mais interessados em participar de eventos e festas que valorizam os mais diversos tipos de arte – o que abre caminho para quem se interessa pela produção de eventos culturais.

Contudo, os organizadores de eventos que desejam aproveitar esse bom momento, precisam de muito cuidado e atenção para garantir que o seu evento seja um sucesso de público e de bilheteria. Visto que, são vários os detalhes que precedem a produção de eventos culturais e todo o seu planeamento. 

Sendo assim, pensamos em  ajudar-lhe e para isso separamos as dicas essenciais para a produção de eventos culturais. Nestas dicas, abordaremos desde o planeamento de pré-evento, até as indicações para o balanço e avaliação pós evento. Continua a leitura e confira!

Pré-evento: os primeiros passos para a produção de eventos culturais

A pré-produção é considerada a base essencial para todo evento, pois, é a partir dela que tudo é estruturado. Por conta disso, deve ser realizada com bastante antecedência, de modo a evitar imprevistos e surpresas que possam ocorrer na data.

Neste primeiro momento, os organizadores devem se atentar principalmente às pesquisas de panorama cultural e planeamento inicial do evento. E para te auxiliar, elencamos as sugestões de como definir os pontos-chaves de uma organização de eventos culturais.

Como realizar uma pesquisa de panorama cultural?

Quanto mais conhecimento do contexto cultural da região, maiores as chances de alcançar o sucesso na produção de eventos culturais. 

Primeiramente, faça uma detalhada captação de dados e estudos sobre o tema para garantir que o seu evento se adeque ao que é esperado pelo público.

Comece suas pesquisas fazendo a seguinte pergunta: “o que é feito de produção cultural na região?”, e assim, descubra como actuam os organizadores de evento; quem são os promotores, artistas, espaços e públicos dos eventos de maior sucesso, e por fim, o que está dando certo e quais as falhas; 

Após esse apanhado de informações, estabeleça quais são as necessidades e oportunidades específicas de cada região, temática, espaço e público desejado. Este é o pontapé inicial para definição do planeamento, que abordaremos a seguir.

Criação do planeamento inicial

Agora que você já fez as pesquisas de panorama cultural, saberá realizar as projecções do planeamento do evento. Neste ponto, você deve desenvolver a ideia-conceito de cada área do evento, e assim, definir os caminhos a estruturar.

Em resumo, o planeamento inicial deve conter a definição dos seguintes pontos:

A seguir, abordamos com mais detalhes os principais pontos para produção de eventos culturais:

Definição do objectivo do evento

Estabelecer os objectivos é essencial tanto para planear o evento, como para posteriormente entender se a produção foi ou não um sucesso de acordo com o que foi esperado. 

Na hora de definir o que deseja alcançar, lembre-se que as metas precisam ser realistas, claras, específicas, mensuráveis e alinhadas às necessidades do público e de sua empresa ou negócio.

Definição do público-alvo

Impossível falarmos sobre produção de eventos culturais sem a definição do público-alvo, não é mesmo? Afinal, é para essas pessoas que você está a produzir um evento.

Assim, tente levantar o maior número possível de informações sobre essas pessoas, como:

Esse planeamento permite orientar os objectivos do evento para as necessidades e desejos dessas pessoas e também organizar melhor a sua divulgação, de modo a usar os canais certos para atingir esse público.

Melhores formas para divulgação

A divulgação certa é indispensável na produção de eventos culturais. Através dela, você conseguirá sensibilizar e atrair seu público. 

Quanto mais você conhecer o seu público, mais fácil será fazer a divulgação correcta. O ideal é investir em acções nos principais canais usados pelo seu público e também adaptar a sua linguagem às pessoas que deseja alcançar.

Não se esqueça de comunicar as informações essenciais do seu evento, como: dia, hora, atracções, valores do ingresso, pontos de venda, datas de venda dos bilhetes, preços promocionais e outros.

Para que seu evento fique mais profissional, invista na produção de uma boa identidade visual, com o nome do evento e um logotipo que o simbolize.

Algumas ideias de acções para divulgação de eventos culturais são:

Planeamento da venda de ingressos 

Na fase de planeamento da produção de eventos culturais, preocupa-se também  definir como os ingressos serão comercializados e como será o controle dessas vendas e do número de participantes.

Você poderá programar vendas por lotes – e oferecer descontos para quem comprar o ingresso antecipado, o que permite organizar melhor a sua produção. 

Contudo, uma óptima forma de alcançar um público ainda maior é através da venda de bilhetes online por meio de aplicativos de eventos, como o Zukese. Nessa plataforma, você poderá divulgar o seu evento – e o usuário o encontrará por meio da geolocalização e da pesquisa avançada de acordo com seus interesses.

Pelo aplicativo, o usuário consegue comprar o ingresso de seu evento, sem ter que se dirigir a nenhum ponto físico de venda. Para ele, há muito mais facilidade e para o produtor mais segurança, já que a venda pode ser feita antecipadamente, de modo a oferecer mais informações sobre o número de participantes e adesão ao evento.

Com o acompanhamento em tempo real da bilheteria, você poderá identificar rapidamente se alguma estratégia não está a funcionar como deveria, o que permite intervir de forma ágil e programar alternativas para aumentar as vendas.

Chegou a hora do mapa de produção

Agora que você já planeou como deseja realizar o evento, chegou a hora de definir o mapa de produção. Neste momento, você vai precisar realizar a avaliação dos recursos,  materiais e estratégias, além de estabelecer o cronograma de como os processos serão realizados.

Em seu checklist para o mapa de produção, você deve se atentar aos seguintes pontos:

A seguir, detalhamos os pontos essenciais para a produção de eventos culturais.

Orçamento

A produção de eventos culturais exige excelência nas estratégias de orçamento financeiro.

Agora, chegou o momento de pensar na parte financeira, ou seja, quais os custos iniciais do evento. Para isso, estime  quanto você precisará ter em caixa para organizar todos os pontos que planeou anteriormente, e assim, estabeleça se haverá cobrança de ingresso e qual será o valor e o lucro médio esperado.

O orçamento é uma etapa bastante importante e você deverá fazê-lo de maneira minuciosa. São muitos os itens que podem entrar na sua planilha como: locação do espaço, equipamentos, equipas de barman, segurança, atracções, divulgação, distribuição, entre outros.

Parcerias e patrocínios

Muitos eventos culturais são viabilizados graças aos patrocínios e parcerias, que permitem cobrir os custos iniciais (locação, divulgação, brindes etc.) e ainda aumentar a visibilidade do seu evento.

Para as empresas patrocinadoras, esse apoio cultural também é importante, já que permite expor a sua marca para um número maior de pessoas e posicionar a sua empresa como apoiadora da cultura.

Mas para conseguir captar patrocínios é indispensável procurar por empresas que tenham relação com seu público-alvo. Se você desenvolver um evento para jovens, por exemplo, procure por marcas que atendam às necessidades dessas pessoas – e que tenham alguma relação com o viés do seu evento.

Lembre-se também de criar um documento que informe: os detalhes sobre seu evento, público esperado, formas de comunicação e as vantagens que a empresa terá ao patrocinar a sua ideia.

Estrutura do evento

Esta é a hora de analisar e especificar tudo o que será necessário para a realização do seu evento cultural, como o espaço e os artistas que irão compor seu evento cultural. Para isso, esteja sempre de acordo com as necessidades da sua produção

Organize as estruturas necessárias para garantir o bem-estar dos artistas e público em sua produção de eventos culturais.

Tenha sempre em mente o formato e público escolhido para o evento. Afinal, os itens de infraestrutura dependerão directamente dessas premissas. Uma festa ou um show, por exemplo, têm necessidades diferentes do que uma exposição ou mostra de teatro.

Para que seu evento ocorra da melhor forma para os organizadores e público, por isso, os organizadores devem se atentar aos seguintes detalhes:

Plano do dia e análise de riscos

Para garantir que tudo ocorra conforme  o planeamento, faça um plano do dia com o cronograma e horário de abertura, apresentações, atracções principais e secundárias, etc.

Assim, você poderá prever o fluxo do público e momentos delicados para a equipe de produção. Dessa forma, você conseguirá fazer uma análise dos possíveis riscos do evento e melhorar a infraestrutura e organização destes detalhes.

Faça uma reunião com as equipas, antecipadamente, e ofereça as instruções e orientações mais importantes, como a forma de fazer o controle na entrada, venda de bebidas, comidas  e outros.

Durante o dia do evento, tenha em mãos um documento com a programação e também a relação de todos os parceiros, fornecedores e equipas que estarão a trabalhar. Assim será mais fácil acompanhar o andamento das acções, de modo a evitar surpresas de última hora.

Lembre-se que imprevistos são comuns na ocorrência de eventos, mas ao ser planeado corretamente, você reduz a chance de eles acontecerem ou de serem muito drásticos e comprometerem a qualidade do seu evento.

Após o evento: balanço e avaliação do evento.

Após o evento, o trabalho continua. Esse é o momento de avaliar como foi o evento. Analise se os objectivos propostos foram alcançados, os problemas e erros que ocorreram, como eles poderiam ser evitados e o que deve ser melhorado para as próximas edições.

Se você teve patrocínio, monte um relatório com todas as informações do evento, como arrecadação com bilheteria, número de participantes e também cobertura da imprensa e envie esse documento ao parceiro, como uma prestação de contas pelo apoio cultural.

Outra ideia é analisar a repercussão do seu evento nas redes sociais, por meio dos comentários, fotos e reviews dos participantes – afinal foi para eles que você produziu o evento e é importante que essas pessoas tenham uma boa experiência.

Conclusão

Neste conteúdo, você viu que a produção de eventos culturais exige bastante planeamento. Essa etapa é essencial para garantir que os erros e imprevistos não coloquem em risco a realização do seu evento.

Uma das fases mais importantes para o sucesso da organização é a divulgação e a venda de ingressos. A Zukese é um aplicativo angolano voltado exclusivamente para o sector de eventos. Com ele, os usuários conseguem filtrar os eventos por modalidade e encontrar as melhores opções perto de si, graças à tecnologia de geolocalização.

Com poucos cliques, eles conseguem comprar os ingressos e até compartilhar os eventos com seus amigos. Para os promotores, essa é uma oportunidade incrível de atrair mais público e de vender ingressos online de modo simples e prático.

Gostou de saber mais sobre a produção de eventos culturais? Baixe agora o aplicativo Zukese e saiba como podemos ajudar o seu evento a se tornar um sucesso de público e de crítica!

Tags

cultura eventos

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