Baixe grátis

Ir para o site

Baixe grátis

Menu

Devo contratar um promotor de eventos?

Para organizar um evento de sucesso, muitos pontos devem ser considerados, desde o planeamento adequado, até a divulgação bem feita. E entre os prestadores de serviço a serem contratados, um bem interessante é o promotor de eventos.

Ele tem um papel fundamental na divulgação do seu evento ao conversar directamente com seu público-alvo e influenciar na decisão dessas pessoas a participar da sua festa, show, exposição ou outro tipo de organização.

Ainda não está claro qual a importância do promotor de eventos? Continue a leitura e entenda melhor.

A importância da divulgação dos eventos

Entre as etapas da organização dos eventos, uma das mais importantes, sem dúvida, é a divulgação. Afinal é ela que transmitirá a sua mensagem ao público certo, de forma a cativar e envolver essas pessoas, além de despertar nelas o desejo de conhecer e participar do seu evento.

Para escolher a melhor divulgação é essencial: conhecer o seu público e entender qual será a temática do seu evento.

Por isso, analise, primeiro, que tipo de evento você fará: um show, uma festa, um evento desportivo, uma mostra cultural ou um evento de negócios – cada um possui suas singularidades e um público específico.

Pense nos diferenciais do evento que está a organizar. Porquê é que as pessoas gostariam de participar do seu evento e não de outro concorrente e similar? Quais as principais atracções que você trará? Qual será o destaque mais importante da sua organização?

Na sequência, avalie os eventos semelhantes ao seu que já ocorreram. Que tipo de público foi atraído? E, quais pessoas você acredita que mais se interessam pelo seu evento?

A contratação de um promotor de eventos pode auxiliar na aproximação com o público.

Você poderá selecionar informações chaves sobre esse público como: renda, faixa etária, formas de comunicação que mais utilizam (redes sociais, jornais, revistas, programas de televisão e rádio etc.), a linguagem usada, os locais que frequentam, motivos para irem ao seu evento, entre outros dados relevantes.

Quanto mais você souber sobre essas pessoas, mais fácil será definir os canais de comunicação adequados e a mensagem certa para sensibilizar o seu público e fazer com que ele tenha vontade de participar do evento que está a organizar.

Separe os canais de comunicação e as mídias mais usadas pelo seu público e crie mensagens fortes e impactantes para usar nesses locais. Não se esqueça de focar nos diferenciais do seu evento e de transmitir as informações básicas, como data, hora, localização, valores do ingresso e pontos de venda.

O papel do promotor de eventos

O promotor de eventos tem uma importância significativa dentro das suas estratégias de divulgação. Afinal, ele é o profissional responsável por criar e executar acções promocionais, ao propagar a imagem do seu evento para seu público-alvo, de forma a atrair mais convidados e participantes.

É o promotor também que realizará acções como: distribuição de brindes, sorteio de materiais promocionais e actuar como representante da empresa que está a organizar o evento, de maneira a expor correctamente a marca do evento e atrair mais pessoas interessadas na sua organização.

Também é responsabilidade do promotor de eventos entregar relatórios das suas actividades, assim como coletar percepções dos clientes e consumidores.

Algumas características fundamentais nesse tipo de profissional são:

Se você está a organizar um evento para o sector hoteleiro, por exemplo, o esperado é que o promotor consiga identificar as principais tendências e as pessoas mais influentes do mercado, além do público-alvo ideal para o seu evento – e trabalhar para que essas pessoas saibam sobre o seu evento e queiram participar dele.

Em geral, o promotor de eventos é uma pessoa influente do meio no qual o evento ocorrerá e conseguirá representar a sua organização, o que fará com que as pessoas confiem no seu evento e queiram participar dele, melhorando a adesão do público e a venda de ingressos.

Por isso, é essencial escolher muito bem esse profissional, que realmente precisa ter familiaridade com o assunto e o conteúdo do seu evento, conhecer o sector e ter uma postura assertiva e convincente nas suas acções.

Promotor de eventos x Organizador de eventos

Apesar de ambos serem importantes no planeamento, as funções do promotor de eventos são diferentes das de um organizador. 

Muitas pessoas acabam por confundir o papel de cada um desses profissionais. O promotor de eventos é aquele que auxiliará na divulgação do seu evento, representando-o perante o seu público.

Já o organizador é quem produzirá o evento. É ele quem cuida do planeamento, a estrutura, dos fornecedores, atracções, a programação, as equipas, a logística e outros detalhes essenciais.

É papel do organizador produzir, gerenciar e acompanhar os resultados obtidos. Um bom organizador é aquele que consegue garantir a satisfação e a segurança do público e empresa, mediante a produção de um evento de qualidade.

Algumas das actividades de responsabilidade do organizador são:

Já o promotor de eventos será o responsável por promover o evento para o público-alvo. Assim, é ele quem cuidará da divulgação e das actividades direcionadas aos potenciais participantes.

As vantagens de contratar o promotor de eventos

Contratar um promotor de eventos pode trazer algumas vantagens a sua divulgação, como:

Porém, é essencial realizar uma contratação acertada. Caso contrário, você poderá pagar caro por alguém que não tem relevância ou não conhece o sector do seu evento, que actua de forma irregular na venda e na política de descontos, que usa o “tom” errado para sensibilizar seu público e que não gera resultados interessantes ou esperados.

Contratação

A contratação do promotor de eventos deve passar por alguns pontos, como:

  1. compreensão do evento que está a organizar, tipo e o objectivo;
  2. definir o público-alvo que se deseja atrair, de modo a certificar-se que o promotor tem relevância para essas pessoas;
  3. identificar as habilidades necessárias que o promotor precisa ter para fazer uma boa divulgação (por exemplo: organização, proatividade, dinamismo, pontualidade, lidar sob pressão etc.);
  4. elencar todas as habilidades comportamentais, técnicas e a experiência desejada no promotor de eventos, além dos benefícios que a sua empresa oferece pelo cargo;
  5. divulgar a vaga nos canais certos, como redes sociais e sites de recrutamento especializados no sector de eventos;
  6. realizar a análise dos currículos e selecionar aqueles que mais se aproximam do perfil desejado;
  7. realizar testes e avaliações para garantir a correcta contratação;
  8. acertar os detalhes com o profissional recrutado e explicar a ele quais serão suas funções e qual é a expectativa para o seu trabalho, bem como a forma que se dará a remuneração.

Como gerenciar a acção do promotor de eventos

Apesar de todos esses cuidados, é essencial que você gerencie a acção do seu promotor de eventos, para garantir que ele trará os resultados esperados. Por isso é indispensável recrutar apenas profissionais que tenham experiência no cargo e que demonstrem efectiva relevância para seu público, além de conhecimento do setor.

A contratação de um promotor de eventos exige atenção e acompanhamento.   

Não se esqueça de alinhar as expectativas e as estratégias. Defina o que você espera do trabalho do promotor, qual será o “tom” que ele deverá usar nas suas divulgações e acções, o que pode e não pode ser feito em nome do seu evento, onde você deseja e não deseja que a divulgação ocorra e outros detalhes.

Lembre-se que o promotor será o “rosto” do seu evento, por isso quanto mais alinhado ele estiver com as características e os desejos de vocês, melhor será o resultado.

E, claro, acompanhe de perto o trabalho desses profissionais. Crie o hábito de se reunir com os seus promotores, manter um canal de comunicação no qual você possa gerenciar as acções executadas e os resultados obtidos e solicitar relatórios para acompanhar de perto as actividades.

Assim, será mais fácil intervir rapidamente se algo fora do esperado ocorrer e evitar problemas e transtornos maiores.

A tecnologia na divulgação de eventos

Ao ler este conteúdo, você deve ter notado que o promotor de eventos tem um papel importante na divulgação, mas também exige que os organizadores acompanhem de perto essas acções – o que nem sempre é viável.

A depender da organização do seu evento, contratar um ou mais promotores de eventos pode ser algo caro e totalmente inviável financeiramente para a sua realidade.

Actualmente existem algumas soluções interessantes que podem substituir o papel do promotor de eventos ou auxiliar o trabalho destes. A tecnologia é uma aliada fundamental, principalmente com os aplicativos desenvolvidos especialmente para o sector de eventos.

Uma dessas soluções é o app angolano Zukese. Com ele, será muito mais fácil organizar e divulgar seus eventos. A grande vantagem é que o aplicativo é totalmente direcionado para as pessoas que estão interessadas em participar de eventos.

Ele utiliza a geolocalização para mostrar os eventos mais próximos do usuário e a pessoa poderá filtrar pelo tipo de evento do seu interesse, como eventos culturais, esportivos, de negócios, de saúde, festas, festivais de música etc.

Isso significa a possibilidade de atrair um público muito mais qualificado – e todo o processo de selecção do evento e compra pode ser feito online. Basta o usuário acessar a página do seu evento, conferir as informações, comprar e pagar o ingresso pela internet.

Para o organizador, esse processo traz muitas facilidades, já que você poderá ampliar a divulgação do seu evento e ainda se programar melhor, por exemplo, ao liberar a venda de lotes de ingressos.

Conclusão

Neste conteúdo, você viu qual é o papel do promotor de eventos e a importância desse profissional na divulgação dos seus eventos. Para que os resultados esperados sejam alcançados, contudo, é de suma importância escolher muito bem o promotor e garantir que ele realmente conheça e seja influente no sector e com o público que você deseja atrair.

A tecnologia tem ajudado os organizadores de eventos tanto a melhorar a acção dos promotores como, em alguns casos, até substituir a presença deles. O aplicativo Zukese é uma solução extremamente interessante, criado e desenvolvido pelos e para os angolanos.

Gostou de saber mais sobre o papel do promotor de eventos? Baixe o aplicativo Zukese e descubra como ele pode lhe ajudar!

Tags

eventos tendência

Compartilhe:

Deixe seu comentário:

Baixe agora!

iOS ou Android? Baixe gratuitamente nosso App e aproveite diversa experiências, todos os dias!